7 conseils pour bien gérer un projet

Les technologies évoluent à grande vitesse, mais les ingrédients d’un projet réussi, eux, changent peu. À l’ère du numérique, les fondamentaux de la gestion de projet restent plus pertinents que jamais. Deux experts de l’École des dirigeantes et dirigeants HEC Montréal livrent sept conseils pour garder le cap.

1 - Éviter le piège de la prouesse technologique

Les équipes TI sont passionnées... de technologie, rappelle Marc Messier, chargé de cours à HEC Montréal et formateur à l’École des dirigeantes et dirigeants. Au point d’être parfois aveuglées par les résultats techniques, en oubliant la raison d’être d’un projet. «C’est un piège fréquent, surtout en contexte numérique. On finit par livrer une belle solution qui ne répond à aucun besoin réel», explique-t-il.

Pour éviter cet écueil, il est essentiel de ne jamais perdre de vue les fondements du projet. Pourquoi est-il nécessaire? Qui en bénéficiera? Quels résultats concrets souhaite-t-on obtenir? Et comment mesure-t-on son succès? Ces questions doivent guider les décisions du début à la fin, soutient le spécialiste.

2 - Gérer de façon flexible

Peu importe la nature du projet, certaines bases demeurent incontournables : un démarrage solide, une planification réaliste, un encadrement efficace, un suivi rigoureux et une clôture permettant de tirer profit des leçons pour la suite, détaille Marc Messier. Ces principes figurent d’ailleurs au cœur de la toute nouvelle certification en gestion de projets offerte par l’École des dirigeantes et dirigeants.

« Cela dit, peu importe la méthode utilisée ou enseignée, le mot d’ordre aujourd’hui est la flexibilité », soulève-t-il. Car vouloir tout prévoir dans les moindres détails peut devenir contre-productif : plus le plan est figé, plus il devient difficile de s’adapter lorsque le contexte évolue.

Marc Messier recommande plutôt de définir clairement l’intention du projet, puis de planifier de façon précise les prochaines étapes à court terme. Cette approche permet au gestionnaire de projet d’avoir une meilleure visibilité sur l’avancement des travaux et plus de latitude pour en modifier le cours au besoin.

3 - Avancer pas à pas

Un projet d’envergure qui s’échelonne sur dix ans? Très peu pour Marc Messier! « Aujourd'hui, ces chantiers se divisent plutôt en une série de petits projets », ajoute-t-il. Plutôt que d’attendre des années avant de déployer un nouveau système informatique, par exemple, il devient possible d’implanter la solution progressivement, étape par étape. Cette approche offre plusieurs avantages : les utilisateurs peuvent rapidement commencer à employer l’outil, donner leur avis et contribuer à son amélioration continue. « C’est notamment ce qui explique l’engouement pour les méthodes agiles », note le spécialiste. Petits projets, grands bénéfices, résume-t-il.

4 - Soigner la dimension humaine

La réussite d’un projet ne dépend pas uniquement de sa planification ou de son exécution. Les dynamiques humaines jouent aussi un rôle structurant. « Trop souvent, les projets échouent parce que certaines personnes n’osaient pas exprimer ce qu’elles pensaient, par crainte des conséquences », souligne Pierre Lainey, maître d’enseignement sénior au Département de management de HEC Montréal et formateur au sein de la certification. Comprendre les préoccupations du terrain et connaître les résistances permet de cibler plus rapidement les obstacles potentiels et d’y répondre avant qu’ils ne freinent l’avancement du projet.

5 - Construire une véritable équipe

« On ne peut mener un projet à terme seul. Il faut mobiliser les gens afin qu’ils travaillent ensemble », ajoute Pierre Lainey. Or, transformer un groupe en une véritable équipe ne se fait pas du jour au lendemain. Cette évolution passe généralement par plusieurs étapes. D’abord, la constitution de l’équipe, durant laquelle les rôles et les responsabilités de chacun sont clarifiés. Vient ensuite la phase de turbulence, où les désaccords et les tensions émergent – une étape normale selon le spécialiste. Puis survient la normalisation, moment où l'équipe établit progressivement ses façons de fonctionner et ses repères communs. C’est seulement après ce parcours qu’un véritable travail d'équipe peut s’installer.

Pour favoriser cette cohésion, il est essentiel de bien définir le projet, mais aussi les attentes envers chaque membre de l’équipe. « Le cognitif, l’affectif et le collectif forment les trois piliers d’influence du gestionnaire de projet », résume Pierre Lainey.

6 - Être rigoureux et… honnête

Pour qu’un projet demeure sur les rails, il faut non seulement avoir un plan flexible, mais aussi effectuer un suivi rigoureux et fréquent de l’avancement des tâches. Comparer régulièrement la progression réelle avec les objectifs prévus permet d’éviter les mauvaises surprises, comme les dépassements de coûts ou les retards importants.

Lors des rencontres de suivi avec les parties prenantes, mieux vaut exposer clairement les difficultés rencontrées plutôt que de tenter de les minimiser ou de les cacher. «Parler des problèmes permet souvent de les résoudre plus rapidement ou d’ajuster le plan de match avant qu’il ne soit trop tard», souligne le spécialiste.

7 - Apprendre de ses erreurs

Souvent négligée, l’étape de la clôture d’un projet constitue pourtant un moment important. Elle permet de prendre du recul et de tirer des apprentissages concrets de l’expérience vécue. « L’objectif n’est pas de chercher des coupables, mais plutôt d’avoir une discussion constructive autour du projet qui vient de se terminer », précise Marc Messier.

Ce bilan permet notamment de vérifier si le projet répond réellement aux besoins ciblés au départ, et d’évoquer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. « On peut se demander comment on pourrait faire différemment la prochaine fois ou quelles actions on devrait déployer pour que cela se passe mieux. On évite ainsi de répéter les mêmes erreurs », conclut-il.